Nếu không tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông, công ty cổ phần có bị phạt hay không? Theo một khảo sát nội bộ của Hãng luật MIBI đối với các khách hàng doanh nghiệp hoạt động theo loại hình công ty cổ phần, có đến 80% khách hàng không biết câu trả lời.
Thấu hiểu được thực tế tại nhiều công ty, vấn đề này chưa được quan tâm chú trọng, đặc biệt là các công ty có quy mổ nhỏ hay các công ty mà cổ đông có mối quan hệ khăng khít, gắn bó, Hãng luật MIBI xin chia sẻ thông tin và đưa ra lời khuyên để giúp các doanh nghiệp phòng tránh được các rủi ro pháp lý không nên có.
1. Quy định pháp luật về việc tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông
Khoản 1 Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: “Đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần. Ngoài cuộc họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường”.
“Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.”
Như vậy, công ty cổ phần phải tổ chức Đại hội đồng cổ đông ít nhất một lần trong năm – gọi là cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, ngoài ra không giới hạn số lần tổ chức các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường.
Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên được tổ chức trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Ngày kết thúc năm tài chính do từng công ty lựa chọn ở thời điểm thành lập công ty, thông thường là ngày 31/12 hàng năm. Do đó, hàng năm khoảng tháng 3 – tháng 4 thường được coi là “mùa tổ chức Đại hội đồng cổ đông” của các công ty cổ phần.
2. Quy định pháp luật về chế tài xử phạt nếu không tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông
Theo quy định của pháp luật hiện hành, hành vi “không tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông” không bị xử phạt hành chính.
Đây là một điểm mới của Nghị định số 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư có hiệu lực từ 01/01/2022. Trước đó, Nghị định số 50/2016/NĐ-CP quy định mức phạt tiền đối với hành vi “Không tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong thời hạn quy định” là từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng (theo điểm a khoản 1 Điều 34).
Như vậy, với quy định hiện hành thì hành vi không tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên đúng thời hạn không còn bị xử phạt hành chính nữa.
Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp cũng quy định, công ty phải lưu giữ bắt buộc các tài liệu liên quan đến cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, bao gồm:
- Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, các Quyết định, Nghị quyết họp Đại hội đồng cổ đông (điểm d khoản 1 Điều 11);
- Phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, tài liệu có liên quan gửi kèm theo thông báo mời họp (khoản 6 Điều 150).
Như vậy, việc không tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông sẽ đồng nghĩa với việc, Công ty không có và không thể lưu giữ các hồ sơ tài liệu nêu trên.
Hệ quả pháp lý của việc này là Công ty có thể gặp phải rủi ro bị xử phạt hành chính về hành vi “Không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty” theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 52 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP. Mức phạt đối với hành vi này là từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.
Như vậy, công ty cổ phần không bị xử lý trực tiếp từ hành vi “không tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông” nhưng có thể sẽ bị xử lý gián tiếp qua hành vi “không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty”.
3. Lời khuyên pháp lý
Thực tế, trong quá trình tư vấn cho các khách hàng doanh nghiệp, Hãng luật MIBI nhận thấy các doanh nghiệp chưa chú trọng đến vấn đề tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông theo đúng trình tự, thủ tục mà pháp luật quy định.
Thực tế này có thể xuất phát từ một trong các nguyên nhân: (1) quy mô công ty còn nhỏ, nhân sự hạn chế; (2) nội bộ các cổ đông, nhân sự của công ty có sự đồng thuận, tin tưởng, không quan tâm đến các thủ tục về hình thức; (3) công ty chưa ý thức được rủi ro pháp lý nếu không tổ chức cuộc họp theo đúng quy định pháp luật.
Tuy nhiên, dưới góc độ pháp luật, hành vi này có thể sẽ bị xử lý vi phạm hành chính và mang đến nhiều rắc rối, phiền phức cho công ty nếu bị thanh tra, kiểm tra.
Từ đó, Hãng luật MIBI khuyến nghị quý doanh nghiệp cần đặc biệt lưu tâm đến việc thực hiện đúng, đủ quy định pháp luật trong việc tổ chức, quản lý doanh nghiệp, bao gồm việc tổ chức các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.
Liên quan đến nội dung bài viết, Hãng luật MIBI cung cấp các dịch vụ pháp lý sau đây:
- Tư vấn trình tự, thủ tục tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, Đại hội đồng cổ đông bất thường;
- Bộ mẫu tài liệu chuẩn bị họp Đại hội đồng cổ đông (Thông báo mời họp; Quy chế tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông; Báo cáo của Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, Ban kiểm soát; Dự thảo Biên bản, Nghị quyết cuộc họp;…)
Vui lòng liên hệ TẠI ĐÂY để được Hãng luật MIBI đồng hành, hỗ trợ.
Bài viết bởi Luật sư Nguyễn Thị Linh Chi – Hãng luật MIBI.
Tham khảo một số bài viết cùng tác giả:
Có phải tất cả các tranh chấp đất đai đều cần hòa giải trước khi khởi kiện?
Tin nhắn Zalo có được coi là “chứng cứ” trong Tố tụng dân sự?
03 lưu ý khi soạn thảo đơn khiếu nại, tố cáo để không bị “trả về”
