Vừa qua, Hãng luật MIBI nhận được đề nghị tư vấn về việc đấu thầu mua sắm trang thiết bị vui chơi cho trẻ từ cơ sở giáo dục mầm non. Đơn vị băn khoăn: Việc mua sắm trang thiết bị có bắt buộc đấu thầu không, áp dụng hình thức nào, có phải ký hợp đồng, xuất hóa đơn không?
Dưới đây, Hãng luật MIBI xin chia sẻ để bạn đọc tham khảo, ứng dụng
1. Tình huống pháp lý
Trường mầm non công lập ở phường Yên Hòa, thành phố Hà Nội có nhu cầu mua sắm trang thiết bị vui chơi ngoài trời và trong lớp học với tổng giá trị dự toán từ 250 triệu đồng đến khoảng 350 triệu đồng.
Đơn vị đặt câu hỏi:
- Việc mua sắm trang thiết bị có bắt buộc phải tổ chức đấu thầu không?
- Nếu bắt buộc thì áp dụng hình thức đấu thầu nào?
- Việc ký hợp đồng, xuất hóa đơn có bắt buộc không?
- Có được áp dụng các biện pháp “linh hoạt” để không phải tổ chức đấu thầu không?
Đấu thầu trang thiết bị vui chơi cho trẻ em
2. Áp dụng quy định pháp luật đấu thầu để giải quyết câu hỏi
2.1. Có phải đấu thầu mua sắm hàng hóa là trang thiết bị vui chơi không?
2.1.1. Trường hợp bắt buộc phải áp dụng đấu thầu
Việc mua sắm trang thiết bị, đồ chơi phục vụ hoạt động vui chơi cho trẻ mầm non bắt buộc phải thực hiện theo quy định của pháp luật về đấu thầu trong các trường hợp sau:
- Việc mua sắm sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước;
- Giá trị gói thầu thuộc ngưỡng phải lựa chọn nhà thầu theo quy định (đối với gói thầu dưới 300 triệu đồng sẽ áp dụng hình thức chỉ định thầu rút gọn; với gói thầu từ 300 triệu đồng trở lên thì bắt buộc phải tổ chức lựa chọn nhà thầu theo các hình thức đấu thầu).
Nếu thuộc các trường hợp nêu trên, nhà trường phải thực hiện đầy đủ trình tự, thủ tục lựa chọn nhà thầu theo Luật Đấu thầu, không được mua sắm trực tiếp một cách tùy tiện.
(Căn cứ pháp lý tại khoản 1 Điều 2 và khoản 1 Điều 23 Luật Đấu thầu năm 2023)
2.1.2. Trường hợp không bắt buộc phải áp dụng đấu thầu
Pháp luật đấu thầu quy định chỉ bắt buộc áp dụng đối với các gói thầu sử dụng vốn ngân sách nhà nước. Do đó, đối với hoạt động mua sắm trang thiết bị phục vụ hoạt động vui chơi không sử dụng ngân sách nhà nước thì không bắt buộc tổ chức lựa chọn nhà thầu. Việc mua sắm trang thiết bị vui chơi trong các trường hợp sau thì không bắt buộc phải áp dụng đấu thầu:
- Nguồn tài trợ, viện trợ hợp pháp;
- Nguồn xã hội hóa giáo dục;
- Nguồn tài chính hợp pháp khác không có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước.
Tuy nhiên, nếu tài sản sau khi mua sắm được ghi nhận là tài sản của đơn vị, thì việc mua sắm bắt buộc phải tuân thủ các nguyên tắc quản lý tài sản công, bao gồm: công khai, minh bạch, tiết kiệm, hiệu quả, đúng tiêu chuẩn, định mức.
(Căn cứ pháp lý tại khoản 4 Điều 2 Luật Đấu thầu năm 2023 và Điều 6 Luật Quản lý, sử dụng tài sản công năm 2017)
2.2. Áp dụng hình thức nào trong trường hợp phải đấu thầu
2.2.1. Đối với gói thầu có giá trị không quá 300 triệu đồng khi mua sắm trang thiết bị vui chơi
Đối với gói thầu mua sắm trang thiết bị, đồ chơi thuộc dự toán mua sắm không hình thành dự án, có giá trị không quá 300 triệu đồng, chủ đầu tư áp dụng hình thức chỉ định thầu rút gọn.
Trình tự thực hiện chỉ định thầu rút gọn gồm:
- Bước 1: Lập và gửi dự thảo hợp đồng cho nhà thầu. Dự thảo hợp đồng phải thể hiện đầy đủ nội dung về phạm vi công việc, chất lượng, tiến độ thực hiện, giá trị hợp đồng và các điều khoản cần thiết khác.
- Bước 2: Hoàn thiện hợp đồng, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu.
- Bước 3: Thương thảo, hoàn thiện hợp đồng và phê duyệt kết quả chỉ định thầu.
- Bước 4: Ký kết hợp đồng, tổ chức thực hiện, nghiệm thu và thanh toán.
Hình thức này không phải tổ chức đấu thầu rộng rãi, thủ tục đơn giản, nhanh gọn nhưng vẫn bắt buộc phải bảo đảm đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp pháp phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra và quyết toán.
Lưu ý: Chỉ định thầu rút gọn không cần phải lập hồ sơ yêu cầu như chỉ định thầu thông thường, chủ đầu tư chỉ cần căn cứ vào mục tiêu, phạm vi công việc để chuẩn bị và gửi dự thảo hợp đồng cho nhà thầu được chủ đầu tư dự kiến có khả năng thực hiện gói thầu.
(Căn cứ pháp lý tại điểm m khoản 1 Điều 23 Luật Đấu thầu năm 2023; điểm c khoản 7 Điều 4 Luật sửa đổi Luật Quy hoạch, Luật Đầu tư theo phương thức đối tác công tư và Luật Đấu thầu 2024 và Điều 80 Nghị định 214/2025/NĐ-CP ngày 04/8/2025)
2.2.2. Đối với gói thầu có giá trị trên 300 triệu đồng khi mua sắm trang thiết bị vui chơi
Đối với gói thầu mua sắm trang thiết bị, đồ chơi phục vụ hoạt động vui chơi cho trẻ mầm non có giá trị trên 300 triệu đồng, do đây là hàng hóa thông dụng, sẵn có trên thị trường, có tính tiêu chuẩn hóa và có nhiều nhà cung cấp cạnh tranh nên đủ điều kiện áp dụng hình thức chào hàng cạnh tranh theo quy định tại Điều 24 Luật Đấu thầu năm 2023.
Trình tự, thủ tục mời thầu cơ bản được thực hiện gồm các bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu;
- Bước 2: Lập hồ sơ mời thầu bao gồm thông tin dự án, dự toán mua sắm, chỉ dẫn nhà thầu, tiêu chí đánh giá về năng lực, kỹ thuật và tài chính theo phương pháp giá thấp nhất hoặc phương pháp giá đánh giá.
- Bước 3: Phát hành hồ sơ và đăng tải thông báo mời thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia; thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu 07 ngày làm việc.
- Bước 4: Tổ chức tiếp nhận và đánh giá hồ sơ dự thầu theo tiêu chuẩn đã công bố.
- Bước 5: Phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
- Bước 6: Ký kết hợp đồng, tổ chức thực hiện, nghiệm thu và thanh toán hợp đồng.
(Căn cứ Điều 24 Luật Đấu thầu năm 2023 và Điều 81 Nghị định 214/2025/NĐ-CP ngày 04/8/2025)
2.3. Có phải ký hợp đồng và xuất hóa đơn khi mua sắm trang thiết bị vui chơi không
2.3.1. Về việc ký kết hợp đồng khi mua sắm trang thiết bị vui chơi
Căn cứ Điều 67 Luật Đấu thầu năm 2023, sau khi có quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, chủ đầu tư và nhà thầu trúng thầu có trách nhiệm ký kết hợp đồng làm cơ sở pháp lý thực hiện gói thầu.
Hợp đồng là căn cứ ràng buộc quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý giữa các bên; là cơ sở để: (i) Tổ chức thực hiện việc mua sắm; (ii) Nghiệm thu, bàn giao hàng hóa; (iii) Thanh toán, quyết toán vốn theo quy định.
Việc ký kết hợp đồng là bước bắt buộc trong quy trình thực hiện gói thầu, không phụ thuộc vào hình thức lựa chọn nhà thầu là chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh hay đấu thầu rộng rãi.
2.3.2. Về việc xuất hóa đơn khi mua sắm trang thiết bị vui chơi
Căn cứ khoản 1 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Theo đó, đối với hoạt động mua sắm trang thiết bị, đồ chơi phục vụ hoạt động vui chơi cho trẻ mầm non, thời điểm xuất hóa đơn được xác định là:
- Thời điểm nhà cung cấp bàn giao thực tế toàn bộ hoặc từng phần hàng hóa cho nhà trường, kèm theo biên bản giao nhận, nghiệm thu;
- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc theo từng hạng mục, thì mỗi lần giao hàng đều phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng, giá trị hàng hóa thực tế đã bàn giao, theo quy định tại khoản 3 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020.
Hóa đơn được lập trong trường hợp này là hóa đơn điện tử hợp pháp, làm căn cứ để: (i) Thanh toán tiền mua sắm; (ii) Hạch toán kế toán; (iii) Quyết toán kinh phí ngân sách; (iii) Kiểm tra, thanh tra tài chính và quản lý tài sản công.
2.4. Có được áp dụng biện pháp “linh hoạt” để không phải tổ chức đấu thầu không?
Qua đối chiếu quy định pháp luật hiện hành, có thể khẳng định rằng: Đối với hoạt động mua sắm sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước và làm hình thành tài sản công, pháp luật hiện không cho phép áp dụng “cơ chế linh hoạt” nhằm né tránh nghĩa vụ tổ chức lựa chọn nhà thầu.
Cụ thể, pháp luật nghiêm cấm các hành vi sau:
- Cố ý chia nhỏ dự toán mua sắm trái quy định nhằm đưa giá trị từng phần xuống dưới ngưỡng phải tổ chức lựa chọn nhà thầu;
- Hợp thức hóa hình thức mua sắm bằng cách tách hóa đơn, tách hợp đồng không đúng bản chất giao dịch;
- Gắn mác “xã hội hóa” cho khoản chi có nguồn gốc thực tế từ ngân sách nhà nước.
Trong trường hợp cơ quan thanh tra, kiểm toán xác định có dấu hiệu né tránh quy định về đấu thầu, toàn bộ khoản chi có thể bị: (i) Không được quyết toán ngân sách; (ii) Buộc hoàn trả ngân sách nhà nước; (iii) Cá nhân ký duyệt bị xem xét trách nhiệm kỷ luật, trách nhiệm pháp lý theo quy định.
Trong trường hợp này, cơ chế hợp pháp giúp đơn vị thực hiện thủ tục mua sắm theo hướng đơn giản, nhanh gọn mà vẫn bảo đảm đúng pháp luật là: Áp dụng hình thức chỉ định thầu rút gọn đối với gói thầu có giá trị không quá 300 triệu đồng theo quy định của Luật Đấu thầu 2023.
3. Lời khuyên pháp lý
Khi mua sắm trang thiết bị vui chơi cho trẻ em, các cơ sở giáo dục cần đặc biệt lưu ý:
- Xác định đúng nguồn vốn sử dụng: Trường hợp sử dụng ngân sách nhà nước thì phải tổ chức thực hiện đấu thầu theo quy định.
- Lựa chọn hình thức đấu thầu tương ứng với giá trị gói thầu.
- Ký hợp đồng và xuất hóa đơn hợp pháp làm căn cứ thanh toán, quyết toán và quản lý tài sản công.
- Không áp dụng các biện pháp đối phó nhằm né tránh đấu thầu bởi điều này tiềm ẩn rủi ro pháp lý rất lớn cho đơn vị và cá nhân liên quan.
Để đảm bảo đúng quy định và hạn chế rủi ro khi thanh tra, kiểm toán, các đơn vị nên chủ động tham vấn luật sư ngay từ khâu chuẩn bị hồ sơ mua sắm. Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc cần tư vấn chuyên sâu hơn, hãy liên hệ Hãng luật MIBI TẠI ĐÂY để được hỗ trợ kịp thời. Mời bạn theo dõi Fanpage và Youtube của chúng tôi để cập nhật các thông tin pháp luật mới nhất.
Bài viết bởi Hãng luật MIBI.
