Trên thực tế, mối quan hệ lao động phát sinh rất nhiều vấn đề pháp lý khiến cả người lao động (“NLĐ”) và người sử dụng lao động (“NSDLĐ”) băn khoăn. Đơn cử như, người sử dụng lao động có quyền được yêu cầu người lao động cung cấp thông tin về hộ khẩu không? Thông tin này có phải là bắt buộc không?
Gần đây, Hãng luật MIBI nhận được câu hỏi của quý bạn đọc là chủ doanh nghiệp về cùng vấn đề này đó là: “Chúng tôi là doanh nghiệp muốn ký hợp đồng với người lao động, muốn quản lý nhân viên nên đã yêu cầu họ cung cấp thông tin về hộ khẩu. Nhưng mãi họ không cung cấp, lại còn ý kiến rằng công ty không được yêu cầu như vậy. Chúng tôi lo lắng nhân sự này có vấn đề gì đó về nhân thân. Nhờ Luật sư tư vấn hướng xử lý”.
Hãng luật MIBI đưa ra tư vấn cho quý doanh nghiệp và chia sẻ thêm kiến thức pháp luật về vấn đề này.
1. Quy định pháp luật về quyền yêu cầu NLĐ cung cấp thông tin về hộ khẩu
Trước hết, chúng ta cần làm rõ, liệu NSDLĐ có quyền yêu cầu NLĐ cung cấp thông tin về hộ khẩu hay không?
Khoản 2 Điều 16 Bộ luật Lao động 2019 quy định NLĐ có trách nhiệm phải cung cấp các thông tin về bản thân cho NSDLĐ như sau: “Người lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người sử dụng lao động về họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề, xác nhận tình trạng sức khỏe và vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người sử dụng lao động yêu cầu”.
Dựa trên các thông tin do NLĐ cung cấp, NSDLĐ có trách nhiệm lập Sổ quản lý lao động theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Theo đó, Sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về NLĐ, gồm:
- Họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ CCCD hoặc CMND hoặc hộ chiếu;
- Trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề;
- Vị trí việc làm;
- Loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia BHXH; tiền lương; nâng bậc, nâng lương;
- Số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm;
- Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề;
- Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất;
- Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
- Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.
Căn cứ vào các quy định trên, có thể thấy NSDLĐ có quyền yêu cầu NLĐ cung cấp thông tin/ tài liệu chứng minh về nơi cư trú và các thông tin khác, xuất phát từ nhu cầu giao kết hợp đồng lao động, quản trị lao động hoặc theo yêu cầu của NSDLĐ.
Vì vậy, việc quý doanh nghiệp yêu cầu NLĐ cung cấp thông tin về hộ khẩu, chính xác hơn là về nơi cư trú, là không vi phạm quy định của pháp luật hiện hành.
2. Lời khuyên pháp lý
Thông tin về nơi cư trú được thể hiện thông qua nhiều hình thức. Hình thức tài liệu giấy như: sổ hộ khẩu, sổ tạm trú, giấy xác nhận tạm trú; hoặc hình thức điện tử như: giấy xác nhận thông tin về cư trú (bản điện tử), tra cứu trên Cơ sở dữ liệu về cư trú.
Trong trường hợp cụ thể của quý doanh nghiệp, do quý doanh nghiệp chưa nêu rõ thông tin xem lý do vì sao NLĐ đó lại từ chối cung cấp thông tin, tài liệu về hộ khẩu, nên Hãng luật MIBI giả sử các trường hợp sau:
Trường hợp NLĐ mất sổ hổ khẩu, ngại về quê địa phương xa xôi để xin lại giấy tờ nên chưa cung cấp được thì NSDLĐ có thể tra cứu trên Cơ sở dữ liệu về cư trú. Và phải được NLĐ đồng ý bằng văn bản, có công chứng hoặc chứng thực, đồng thời được Trưởng Công an cấp xã/ Trưởng Công an cấp huyện nơi không có đơn vị hành chính cấp xã, tại nơi NLĐ đó đăng ký thường trú/ tạm trú, đồng ý cho phép cung cấp, trao đổi thông tin (theo quy định tại Điều 13 Nghị định 62/2021/NĐ-CP).
Trong trường hợp này, quý doanh nghiệp trao đổi và thống nhất với NLĐ về cách thức khai thác thông tin về nơi cư trú như trên.
Trường hợp NLĐ vẫn không hợp tác, không cung cấp bất kỳ thông tin, tài liệu nào về nơi cư trú, cũng không đồng ý cho NSDLĐ tra cứu trên Cơ sở dữ liệu về cư trú, quý doanh nghiệp có thể áp dụng các nghiệp vụ khác về nhân sự như:
- Sử dụng các thông tin về nơi cư trú tại các giấy tờ khác của NLĐ (CCCD/CMND/Hồ sơ xin ứng tuyển.v.v..) để từ đó xác minh thông tin trực tiếp tại địa phương;
- Thông qua các đầu mối trong mạng lưới tuyển dụng, quản lý nhân sự để kiểm tra thông tin hộ khẩu, thông tin khác về NLĐ;
- Các nghiệp vụ khác liên quan.
Từ đó xem xét có tiếp tục tiến tới giao kết hợp đồng lao động/ duy trì hợp đồng lao động với NLĐ đó hay không.
Ngoài ra, quý doanh nghiệp cần lưu ý về vấn đề pháp luật cấm NSDLĐ giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của NLĐ (theo khoản 1 Điều 17 BLLĐ 2019). Nên khi đưa ra yêu cầu hay tương tác với NLĐ, quý doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy định pháp luật./.
Trường hợp cần có thêm ý kiến tư vấn cụ thể, chi tiết hơn, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ TẠI ĐÂY.
Bài viết được thực hiện bởi Luật sư Bùi Thị Thu Hiền – Hãng luật MIBI
Đọc thêm bài viết cùng tác giả dưới đây:
Một người không được đại diện ký kết hợp đồng giữa các công ty mà người đó làm đại diện
